甘肃开放大学

关于做好2022年度档案归档工作的通知

校内各部门、各单位：

请各单位将本部门2022年度产生的属归档范围的各类文件资料，按归档要求整理好移交档案室，2022年度以前因特殊原因未及时归档须补充归档的文件材料，请分年度或专项整理好一并归档。现就归档具体事宜安排如下：

一、归档范围

1．2022年度学校各单位收到的上级及业务主管部门下发的与学校有直接关系并需要执行的文件材料。

2．学校举行重大活动形成的文件材料。如：学校召开党代会、教职工代表大会及其他重大活动形成的各类文件材料。

3．各部门在2022年度工作过程中形成的具有查考利用价值且办理完毕的文件材料。包括每份文件材料的正文与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件等。

4．各部门参照《甘肃开放大学文件材料归档范围和保管期限实施办法》等文件所确定的归档范围进行整理归档。各种载体（如照片、光盘、磁盘、电子文件等）档案应随相应纸质文件材料同时归档。

5．以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯以及具有保存价值的实物档案应随相关纸质文件同时归档。

二、归档程序

1．各部门档案兼职人员将2022年度学校党政管理（审计、外事）、纪检监察、组织人事、宣传统战、工会、教学（各学科学院）、教务（学生管理）、科研（出版发行）、基建、资产与设备管理、财务会计、发展规划、网络信息管理、资源信息（图书、教材、出版发行）、后勤管理（资产经营公司）等活动中产生的具有保存价值的文件材料和需要贯彻执行的上级机关来文等收集齐全完整，进行分类整理并排好文件的次序。

2．根据归档各单位预约上门进行指导、检查。

3．在档案科档案员指导下填写移交单及移交目录、归档文件目录、备考表（或案卷目录、卷内目录、卷内备考表）。打印移交目录一式二份，移交材料按归档要求进行验收，验收合格双方签字。部门留一份，交档案科一份存档。

三、归档要求

1．归档材料应是原件，复印件原则上不得归档。

2．归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要对照目录逐件（卷）检查，不要缺项、漏项,如请示与批复、正文与附件应一并归档，应逐份清点收集齐全归档，不得遗漏和散失。

3．归档文件均应注明文件形成时间并加盖公章。

4．为永久保存档案文字材料，文件字迹应选用碳素墨水书写，印章应完整清晰。

5．电子文档与纸质文件应同时归档。在移交档案的同时移交纸质文件的电子版、归档文件目录（或案卷目录、卷内目录），并移交各类目录电子版。

6．归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间、地点、人物；归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间，并刻录光盘（一式2份）。

四、移交时间

1．校内各部门请于2023年6月30日前移交档案；

2．教学档案按学年度在每学年结束后即可进行整理，次年3月底以前归档。

3．科研（课题）类项目档案，在项目完成，通过鉴定验收后2个月内归档。

4．基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

5．实物档案在2022年底以前归档。获得省级以上表彰的奖状、奖旗、奖杯、证书和具有特殊意义的实物，若本部门利用率高，可在原部门暂存，但应完成实物档案目录的移交，具体事宜请联系档案科。

6．个别部门2022年以前未归档的文件材料，请本部门负责人及兼职档案员多加催促，完成补充归档任务。

五、工作要求

1．各部门、学院是学校档案工作的源头，希望有关处室分管档案工作领导切实加强对本单位档案工作的领导，督促兼职档案员和相关工作人员认真负责地做好文件整理归档工作。

2．兼职档案员要切实履行职责，做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作，保证归档文件材料完整、齐全，并按时移交。在对文件进行整理、归档过程中加强与档案科的联系，共同做好2022年度档案立卷归档工作，确保各门类档案及时完整归档。

附件：归档文件目录式样及填写图示

甘肃开放大学党政办公室

2022年12月20日