甘肃开放大学

教学类档案立卷归档办法

（甘开大党发〔2022〕38号　2022年8月16日）

为充分发挥教学档案在学校远程教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案管理的科学化、规范化，依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案实体分类法》，结合我校实际，特制订本办法。

一、教学档案属性、范围、期限

1．教学档案是衡量高校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是高校档案的主体、核心和重点。

2．学校在教学及教学管理、教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。

3．归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对社会和学校当前与长远具有参考价值和凭证作用。

4．归档的教学文件材料，必须反映教学管理教学实践活动的全过程，保证其真实、完整、系统，必须遵循其形成规律，保证其有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

5．教学档案归档范围及保管期限见附件。

二、教学档案主要内容

归档的主要内容：教学综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、实践教学环节与教学支持服务、学位工作、毕业生工作、教材等方面的材料。

三、教学档案归档标准

1．坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由教学管理部门和各学科学院的专（兼）职档案员分别负责将积累的文件材料向档案室归档。

2．归档的教学文件材料必须字迹工整，一律用碳素墨水或蓝黑墨水书写，禁止用圆珠笔、铅笔和纯蓝墨水书写，格式统一，签字手续完备。

3．卷（件）内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。

4．卷（件）内材料一律拆掉金属物，分别用线装订，对破损的文件材料应进行修补。

5．各种材料大小均为A4，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。

6．按顺序从1开始编排页号，无论单面或双面，只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位者，应在右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记、并逐项填写。

7．填写卷（盒）封面各栏目、卷（件）内目录及备考表，标题要简短、准确。

序　号：以卷（件）内文件排列先后顺序填写的序号。

档　号：档案分类号、年度、保管期限、编件号。

文　号：文件制发机关的发文字号。

责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。

题　名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容，可以自拟标题，外加“［］”号。

日　期：文件的形成时间。

页　数：卷（件）内文件起止之页的编号。

备　注：用于填写归档文件需要说明的各种情况，包括密级、缺损、销毁等，如需要说明的内容较多时应填写在备考表内。

备考表：凡分别归入其他类档案的材料及文件复印件应在备考表中注明。

8．移交档案时应填写移交目录，交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全、排列、书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。

四、教学档案归档实行责任制

1．教学档案必须由学校档案室集中统一管理，确保教学档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

2．各教学管理和教学业务部门应加强对教学档案工作的组织领导，明确一名部门领导分管档案工作，并配备一名专（兼）职档案人员，统一管理本部门的教学文件材料，并按期向学校档案室办理移交。

3．教学档案是教学管理的重要组成部分，应纳入常规管理工作之中，教学部门要做好档案工作的布置、检查和管理。

4．教学部门专（兼）职档案员按文件材料分类表分别积累教学文件材料，并定期进行整理。归档时移交文本形式档案和电子形式档案目录。

5．职业技术学院（成人教育学院）、甘肃省广播电视中等专业学校、甘肃信息工程技术中等专业学校的教学档案按照教学类档案立卷归档办法及附件中归档范围要求由职业技术学院负责归档保管。

五、教学档案归档工作要求

1．归档的重点是学校教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。

2．不归档的文件材料：

上级机关征求意见未定稿的文件，上级有关教学的未定稿的文件；

上级机关发来供工作参考的抄件；

未经会议讨论，未经领导审阅、签发的，未生效文件；

无查考利用价值的事务性临时性文件；

非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件；

学校的重份文件，校内其他部门发来的文件；

与校外单位交换的材料（如认为必要，也可自行保存）。

3．教学综合管理文件于次年6月底前归档，其它各类材料由形成部门保存8年后一次性归档。

附件：教学（学生）类档案归档范围和保管期限表

附件

教学（学生）类档案归档范围和保管期限表

甘肃开放大学

重大活动（事件）声像档案管理办法

（甘开大党发〔2022〕38号　2022年8月16日）

第一条　为确保重大活动（事件）形成的声像档案的齐全完整，使其更好地服务于学校的教学、科研等各项活动，依据《中华人民共和国档案法》、《甘肃省档案管理条例》和《甘肃省重大活动（事件）声像档案管理办法》制定本办法。

第二条　重大活动（事件）的范围：

（一）上级党委、人大、政府、政协主要领导及著名人士在我校的活动；

（二）国家开放大学、兄弟院校主要领导在我校的活动；

（三）重要的涉外活动；

（四）以省教育厅、国家开放大学名义在我校召开的各种会议；

（五）我校党委、行政主要领导的重要公务活动；

（六）我校党委、行政召开的重要会议；

（七）我校的重要庆典、纪念活动；

（八）其他具有重要意义，重大影响的活动或事件。

第三条　重大活动（事件）的声像档案包括光盘、照片（底片）。

第四条　重大活动（事件）中形成的声像档案属学校所有。根据活动（事件）的有关内容，由有关业务处室统一收集、整理后交档案室保管。并按规定向学校有关部门提供利用，任何人不得随意销毁或据为己有。

第五条　主办或承办重大活动（事件）的有关处室应在活动（事件）结束后一月内向档案室移交声像档案。重大活动（事件）主办或承办处室应提前或及时通知有关业务处室直接拍摄、录制、收集声像档案。

第六条　重大活动（事件）中形成的声像档案移交归档时，应逐张（盘）如实写出简要的文字材料，说明时间、地点、人物、内容、拍摄人等事项，并编制目录，履行交接手续。

第七条　新闻单位参与拍摄的重大活动（事件）的录音、录像、照片等，不管是否经过新闻媒体采用，均应在活动（事件）结束后由主办或承办处室及时收集、整理移交档案室。

甘肃开放大学会计档案管理办法

（甘开大发〔2022〕88号　2022年8月26日）

第一章　总　　则

第一条　为了加强学校会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》等有关法律和行政法规，结合学校实际，特制定本办法。

第二条　本办法所称会计档案是指在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映学校经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第三条　会计档案归口党政办公室（档案室）和计划财务处共同管理。党政办公室（档案室）负责对会计档案工作指导、监督以及计划财务处移交至档案室的会计档案的保管、查阅等工作。计划财务处负责会计档案移交前的整理、立卷、归档、查阅及保管等工作。

第四条　计划财务处应采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用和安全。

第二章　会计档案的归档内容

第五条　计划财务处档案管理员应对下列会计资料进行整理归档：

（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；

（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿；

（三）学校决算报表、附表、附注、文字说明及其他财务会计报告；

（四）其他会计资料，主要包括银行存款余额调节表、银行对账单、在编在岗人员工资册、离退休人员工资册等。

第六条　使用会计核算系统形成的电子会计档案。

第七条　以下与会计核算相关的文件资料，应按文书档案管理，不作为会计档案管理：学校年度财务预算、预算执行情况，合同（协议）、审计决定（报告或意见）及学校各项财务规章制度等。

第三章　会计档案的归档与保管

第八条　计划财务处指定专人管理会计档案，出纳人员不得兼管会计档案。档案管理员负责日常会计凭证的整理、装订、保管和移交工作。

第九条　档案管理员对会计凭证按月进行整理和装订，防止会计凭证散乱或遗失。

第十条　会计档案的整理、装订和装盒要求：

（一）会计凭证按记账凭证编号排列装订成册，要求整齐美观。会计凭证装订封面上应列明立卷部门、起止日期、凭证种类、起止编号、册数、档案号、财务主管、会计、装订人等。

（二）会计账簿按总账、明细账、辅助账分类，并将账簿页数连续编号后装订成册，会计账簿装订封面上应写明单位名称、账簿名称、年度、档案号等。

（三）会计凭证归入凭证盒，每盒装一至两卷，并在会计凭证盒盒脊注明卷宗号、时间、凭证号段；会计账簿、财务会计报告等会计档案归入档案盒，每盒装一至两卷，档案盒盒脊注明档案名称、时间、卷宗号。

第十一条　归档的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料内容应填制齐全。

第十二条　电子会计档案归档。会计人员需每月将形成的会计电子数据进行双备份，一份计划财务处会计档案管理员保管，另一份移交档案室保管，从而有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏造成的数据丢失。

第十三条　当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由计划财务处临时保管一年，再移交档案室保管。

第四章　会计档案的移交

第十四条　计划财务处负责编制会计档案移交清册，列明应移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、保管期限和已保管期限等内容。

第十五条　移交会计档案时，交接双方应按会计档案移交清册所列内容逐项交接。移交完毕后，交接双方经办人和监交人应在会计档案移交清册上签名或盖章。

第十六条　移交电子会计档案，应将电子会计档案及其原数据一并移交，且文件格式应符合国家档案管理有关规定。特殊格式的电子会计档案应与其读取环境一并移交。

第十七条　移交档案室保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案室应会同计划财务处共同拆封整理。

第五章　会计档案的利用

第十八条　会计档案的查阅须履行相应审批手续：

（一）校内人员查阅档案，需办理调阅登记手续。

（二）校外人员查阅档案，需持单位介绍信和查阅申请，经计划财务处处长签字同意后方可登记查阅。

第十九条　会计档案查阅人在进行会计档案查阅、复制时需小心谨慎，严禁篡改和损坏会计档案。查阅人在查阅、复制完毕后应及时将会计档案归放原位。

第二十条　会计档案的借阅：

（一）会计档案一般不得对外借出，确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应在计划财务处相关人员带领下办理借出和归还手续；

（二）尚未移交档案室的会计档案，经计划财务处负责人批准后，方可办理登记借阅手续；

（三）已移交档案室的会计档案，经党政办公室和计划财务处负责人批准后，方可办理登记借阅手续；

（四）会计档案借出时，借阅人和会计档案管理人员需做好交接及登记工作；

（五）会计档案借阅人应当妥善保管会计档案，确保会计档案的安全、完整，并在规定时间内归还。

第二十一条　会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。

第二十二条　严禁在进行会计档案查阅、复制和借出过程中，涂改、拆装、抽换会计档案。

第六章　附　　则

第二十三条　违反本办法规定的单位和个人，由相关部门依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等法律法规进行处理处罚。

第二十四条　预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。

第二十五条　本办法由党政办公室、计划财务处负责解释，自印发之日起执行。

甘肃开放大学

电子文件归档与管理暂行办法

（甘电大字［2005］216号）

第一章　总　　则

第一条　为了适应我校信息化建设需要，规范我校电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》、国标GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》等有关法规，特制定本办法。

第二条　基本术语解释

（一）电子文件：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

（二）归档电子文件：是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

（三）电子文件的逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

（四）电子文件的物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

（五）电子文件的真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。

（六）电子文件的完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

（七）电子文件的有效性：指电子文件应具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。

（八）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

（九）元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

第二章　管理体制和职责

第三条　电子文件的形成、承办、运转、整理与归档等工作，由承办（业务）部门负责，并将电子文件的整理归档工作纳入电子文件承办人的岗位职责，以确保电子文件的真实性、完整性和有效性。

第四条　各部门均要配备一名政治业务素质较高、具有一定计算机管理水平的电子文件管理员，负责对本部门形成的电子文件的收集、积累与向档案科移交工作。

第五条　归档电子文件与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。对电子文件日常管理的监督、指导、检查和分类保管、开发利用等工作，由学校档案科负责。

第六条　档案科要配备政治业务素质较高的计算机或相关专业技术人员管理电子档案；同时配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读。有关档案人员要学习掌握计算机和电子文档管理系统的操作技能，利用归档的电子文件，积极开展档案编研、信息开发和服务利用工作。

第三章　电子文件收集、积累

第七条　各部门在主要职能活动中产生的电子文件，凡有查考利用价值的均应定期制作文件备份，并要及时拷贝到软盘或刻录到光盘上脱机保存。盘片上要用汉字标明文件名称及拷贝时间，妥善保管。

第八条　收集积累的电子文件类型

（一）电子文件稿本

电子文件按其稿本分为草稿、定稿和正式电子文件。

（1）定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿电子文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值，收集时需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。对特别重要文件的历次草稿需要保存时，每一稿应以不同标识加以区别。

（2）正式电子文件：将修改、签发完的定稿电子文件正式制作完毕，能行使其文件的职能，其标识应以正式文件文号注明。

主要收集积累定稿和正式版本的电子文件，草稿视情况自行决定是否保存。电子文件稿本代码为：M—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；F—正式电子文件。

（二）电子文件信息类型

要收集积累的电子文件类型有文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、超媒体链结文件、程序文件和数据库文件。

1．文本文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。归档时应重点收集定稿电子文件和正式电子文件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式，归档后档案科要全部用软件转为PDF格式保存，以确保电子文件的真实性和不可改动。

2．图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。对用扫描仪等设备获得的采用非通用格式的图像电子文件，收集时应将其转换为通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

3．图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图工具获得的静态图形文件，归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关软件及各种数据信息。对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

4．影像文件：指用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件。对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。要归档的视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

5．声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

6．超媒体链接文件：指用计算机超媒体链接技术制作的文件。

7．数据库文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。数据库文件以DBF、XLS文件为通用格式。

对用专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则用连同专用软件一并收集归档。文件格式代码为：

T—文本文件；I一图像文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；O—超媒体链结文件；P—程序文件；D—数据文件。

（三）电子文件载体类型

目前主要有光盘、磁盘、磁带等介质的载体类型。

第四章　电子文件的归档

第九条　电子文件归档

电子文件的归档可分为两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。

一、逻辑归档： 具有稳定可靠的网络环境、有严密安全管理措施以及对内容重要的电子文件制作了纸质版本的单位，可以直接向校档案科实施逻辑归档，其基本要求是：

（一）电子文件归档操作由具体经办人完成，办理完毕的电子文件要注明标识。要把归档电子文件的物理地址存放于指定的计算机服务器上，服务器必须采取双机备份等可靠的备份措施。

（二）归档的电子文件要有该电子文件产生及运行过程的背景信息及元数据。

（三）局域网内部要有可靠的安全防范措施，系统设备更新时，必须制定严密的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系统中运行。

（四）电子文件归档后，档案人员、网络管理人员要及时清理计算机或网络上重复的电子文件。

（五）各部门设备更新时要及时做好数据向新设备的转换工作，做好数据更新记录，将转换后的新数据向档案科移交归档。

二、物理归档：各部门电子文件承办人要及时将应归档的电子文件光盘或软盘，向各部门电子文件管理员实施物理归档。物理归档的基本要求是：

（一）各部门兼职档案员要根据本单位纸质档案归档范围与本部门电子文件管理员共同制定本部门电子文件的归档范围与归档计划。

（二）电子文件承办人应根据归档范围，在电子文件产生时就要对应归档电子文件标注一定的标记（文件题名、形成日期、编号等）。

（三）各部门办理完毕的电子文件，在计划规定的期限内拷贝到磁盘或光盘上（为禁止对文件写操作，尽量刻录到一次写操作的光盘上），载体上标注好盘内文件内容、类别、存入日期及磁盘编号等，如要保密还要标明密级。凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。物理归档的电子文件仍要在单位计算机硬盘或光盘上保留一年后方可销毁。

（四）特殊格式的电子文件（非通用格式），归档时应在存储载体上同时备份相应查看软件。对用数据库管理系统生成的数据库文件，数据库结构字段名为非汉字的结构归档时应附数据库结构说明书，标明每个字段的汉字名称；如记录内容用代码表示的应全部转换为汉字表示，以确保数据库信息的可利用性。

（五）电子文件承办人在向本单位电子文件管理员归档时，应以磁盘为单位填写《归档电子文件登记表》，与盘片一同交给电子文件管理员归档。

第十条　电子文件鉴定

电子文件的鉴定工作，包括对电子文件真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、划定保管期限等。各单位电子文件管理员对归档的电子文件要进行文件真实性、完整性、有效性检验，发现问题及时采取补救措施。

第五章　归档电子文件的移交

第十一条　电子文件的形成部门一般应在每年六月底前将上年度办理完毕的属归档范围的电子文件向档案科移交归档，数据库文件可视情况按月或按季度向档案科移交归档。

第十二条　档案科接收归档的电子文件要对应归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。

检验项目如下：

1．载体有无划痕，是否清洁；

2．有无病毒；

3．核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；

4．核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；

5．对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

凡检验不合格的，应及时退回形成部门重新制作，并再次对其检验。检验合格的分别由移交单位和接收单位填入《甘肃广播电视大学归档电子文件登记表》，双方签字盖章。登记表一式两份，一份交电子文件形成单位，一份由校档案科自存。

第六章　归档电子文件的整理

第十三条　归档电子文件的整理

（一）把带有归档标识的电子文件按载体和文件类别代码进行相对集中分类组织存储载体。

（二）归档电子文件以件为单位进行整理，整理方法按国家档案局的《归档文件整理规则》进行整理。

（三）电子文件的分类方案按我校制定的《甘肃广播电视大学档案实体分类方案》编制实体分类号。

（四）存放载体的编号方案为：存储载体类型代码—文件格式代码—顺序号。

存储载体类型代码为：GP-光盘；CP-磁盘；CD-磁带等。

文件格式代码为：T-文本文件；I-图像文件；G-图形文件；V-影像文件；A-声音文件；O-超媒体链结文件；D-数据库文件；P-程序文件等。

电子文档编号方案为载体编号—文件件号。

（五）把通过分类的电子文件按存放载体编号重新排列，并将必要著录项目输入计算机数据库内，编制机读目录和简要的检索工具。其基本著录项目为：序号、题名、责任者、文号、文件形成时间、全文标识、实体分类号、电子文档号（盘号及件号）、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容。归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。

第七章　电子档案保管、统计、利用

第十四条　归档电子文件移交档案后，档案要制作三套，一套封存保管，一套查阅利用，一套保存。

第十五条　接收入库的电子档案，每两年要抽检一次，抽检率不低于10%，发现问题要及时采取恢复措施。

第十六条　随着计算机技术和设备的发展更新，设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作。库存电子档案要在完整、准确性有保障的前提下，同步转换更新复制。复制或补救新版后，原载体仍需保存三年。

第十七条　对电子档案的复制分为相同载体的原样复制和不同载体的转换复制。相同条件下，要优先考虑载体的可靠性和先进性。

第十八条　磁性载体上的归档电子文件，每四年要复制转存一次。需抢救的光盘应及时复制，原载体保留时间不少于四年。

第十九条　保管的归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术手段。归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，温度控制在17℃—20℃；相对湿度控制在35%—45%，距离强磁场10米以上。

第二十条　随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》。

第二十一条　归档电子文件的提供利用要注意以下事项：

（一）封存的电子档案不得利用和外借，利用时要使用电子档案的复制件。

（二）电子档案查阅利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件一般不在网上提供利用，确有必要以联网方式利用时，应严格遵守国家和学校的有关保密规定，并采取稳妥的安全保密措施。

第二十二条　电子文件的保管期限参照国家、教育部和本校制定的纸质文件材料保管期限的有关规定执行。超过保管期的电子档案要销毁，需请有关部门和档案部门审核，编制销毁清册，经有关领导批准后方可销毁，并要确保载体与信息的彻底销毁。

第二十三条　属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除的载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

第二十四条　档案科应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

附件：1．甘肃广播电视大学电子文件归档范围

2．甘肃广播电视大学归档电子文件登记表（略）

附件1

甘肃开放大学电子文件归档范围

（试行）

一、文本类

（一）党政管理类属纸质档案归档范围的电子文件

1．校长办公室打字室集中打印的属党政档案归档范围的所有电子文件。

2．各单位形成的属党政档案归档范围的电子文件：

（1）各种规章、制度、办法，发展规划、计划，工作总结、工作报告或请示等电子文件。

（2）党代会、教代会及全校性各种重要工作会议、学术会议上印发的文件、领导讲话稿、会议代表名册、会议日程、会议总结、会议纪要或简报等有关电子文件。

（3）机构设置、机构或人员调整、印章启用通知等方面的电子文件。

（4）编印成册的各种校史、年鉴、大事记及史料集，各种集锦、荟萃，各种资料汇编、成果汇编、制度汇编等，各种通讯、简报、调研报告、分析汇总材料等电子文件。

（5）各种登记表、统计表、报表、年检等表格式电子文件。

（6）各种学籍、学历、学位管理与继续教育方面形成的电子文件。

（7）学校或各单位承办的重大活动中形成的一系列材料。如评估，工程招标或竣工验收，达标定级，校庆等活动中形成的有归档保存价值的电子文件。

（8）各种合同、协议、合作协作文件等电子文件。

（二）教学类纸质档案归档范围中形成的电子文件

1．本校教师编写的各种教材、专著、译著、字词典、教学计划、教学大纲、试题、典型教案、辅导材料、实验或实习指导书等电子版。

2．本科、硕士、博士毕业生论文及在校期间发表论文电子版。

3．教师自己制作的有保存价值的教学演示文稿。

（三）科研类纸质档案归档范围中形成的电子文件

1．教师承担的科研课题或项目的申请书、课题进展年度报告、结题报告、技术报告、技术手册、产权登记表等电子版。

2．上报成果的内容简介、正式发表的论文、正式出版专著的电子版。

3．获省部级以上科研奖状、证书的彩色扫描图片文件。

（四）出版物类纸质档案归档范围中形成的电子文件

本校各单位创办的正式出版发行刊物的电子版。

（五）教师基本情况简介及成果信息综录等电子版。

（六）各部门产生的其他有归档保存价值的电子文件。

二、多媒体类

1．现代教育技术中心摄录的并已数字化的全校重大活动录像及校内新闻盘片。

2．各部门形成的有保存价值的已数字化的录音、录像盘片。

3．各部门制作的教学用多媒体课件。

4．各部门制作的有保存价值的宣传用多媒体演示系统、文稿等，如教学科研成果介绍等多媒体演示系统。

三、网页类

全校和各部门制作的网页上属纸质档案归档范围的网页内容全文、报表及数据库等。

四、图形、图片类

1．各部门用数码相机拍摄或扫描的有归档保存价值的重要活动或人物照片。

2．本校建筑物基建图纸的CAD文件及工程建筑设计、CAD文件及CAD图形制作软件。

甘肃开放大学涉密人员保密管理办法

（甘开大党发〔2021〕17号　2021年10月11日）

第一章　总　　则

第一条　为加强甘肃开放大学保密工作，严格涉密人员保密管理，确保党和国家秘密安全，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中共中央关于加强和改进保密工作的意见》、《中共中央办公厅 国务院办公厅〈涉密人员保密管理办法〉》中有关涉密人员管理规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条　本办法所称涉密人员是指因工作需要，在学校教学、科研及相关管理工作中，掌握、知悉、管理国家秘密事项的人员，以及脱离涉密岗位仍在脱密期以内的人员。

第三条　学校涉密人员管理遵循“党委统一领导，归口党政办公室负责，分级、分类、动态管理”的原则。

第四条　学校对涉密人员实行涉密等级管理。按照涉密岗位确定涉密等级，涉密等级按照涉密程度、涉密事项、涉密期限等分为重要（机密级）和一般（秘密级）两个涉密等级。

第五条　学校对脱密期人员实行脱密期管理，对脱密期内涉密人员仍按其所属涉密等级进行管理。

第六条　学校涉密人员应当遵守保密法律法规和本校保密制度、履行保密承诺，接受保密管理，不得以任何方式泄露国家秘密。

第二章　分类确定

第七条　学校按照涉密岗位确定标准，确定涉密岗位及涉密等级，对涉密人员实行分级管理。

第八条　学校工作岗位职责涉及有关国家秘密及其密级的具体范围（以下简称保密事项范围）规定事项的，确定为涉密岗位。

第九条　学校在涉密岗位工作的人员确定为涉密人员，在重要涉密岗位工作的人员确定为重要涉密人员，在一般涉密岗位工作的人员确定为一般涉密人员。

只接触机密级国家载体但不知悉内容的涉密人员，在确定涉密等级时，可以下调一级。

对不在涉密岗位工作但接触少量国家秘密的人员，按照有关保密法律法规提出具体保密要求，加强保密管理，确需确定为涉密人员的，经学校保密工作领导小组审批。

第十条　学校确定、变更、调整涉密岗位和涉密人员，由党政办公室会同组织部（人事处）提出意见，报学校保密工作领导小组审批，对涉密岗位和涉密人员确定、变更、调整情况向党政办公室进行年度报备。

党政办公室对报备情况进行抽查、核查。

第三章　涉密人员资格审查

第十一条　学校组织部对拟任（聘）用到涉密岗位的工作人员按照“先审查，后使用”的原则进行资格审查，确认是否具备涉密岗位工作的条件和能力，未通过涉密资格审查的，不得聘任到涉密岗位或从事涉密工作。

第十二条　资格审查内容包括国籍、政治立场、道德品行、学习经历、工作经历、现实表现、主要社会关系以及与国（境）外机构、组织、人员交往等情况。

第十三条　涉密人员应当具备下列基本条件：

（一）具有中华人民共和国国籍；

（二）年满18周岁；

（三）拥护中华人民共和国宪法，拥护中国共产党领导和社会主义制度；

（四）具有良好的政治素质和道德品行；

（五）具有正常履行职责的身体条件和心理素质；

（六）具有胜任涉密岗位要求的工作能力。

第十四条　重要涉密岗位任（聘）用正式工作人员或与学校签订3年以上劳动（聘用）合同的人员。

第十五条　学校党政办公室对上岗前涉密人员进行保密教育培训，内容包括保密优良传统、保密形式任务、保密法律法规、保密技术防范、窃密泄密案件警示等方面的教育培训，涉密人员每年接受保密教育培训不少于4学时，并组织签订《甘肃开放大学保密承诺书》（附件1）。

第十六条　学校各涉密单位依据涉密人员岗位提出涉密人员名单，并填写《甘肃开放大学涉密人员资格审查表》（附件2），经相关部门保密工作负责人审核签字后，报学校党政办公室、组织部审查，由学校保密工作领导小组审定。

第十七条　同时担任两个以上涉密岗位工作的人员，依照所担负岗位中涉密等级最高的岗位界定。无明确岗位的涉密人员，按照所掌握、知悉、管理国家秘密的等级界定。

第十八条　学校组织部对涉密人员资格随机复审，确保涉密人员符合涉密岗位工作要求。

涉密人员发生岗位变动或者涉密等级由低向高调整的，在调整前进行复审。

第十九条　涉密人员因涉密岗位发生变动，其涉密等级也应随之变更，并按照涉密岗位和涉密等级界定程序办理变更手续，同时填报《甘肃开放大学涉密人员涉密等级变更审批表》（附件3）。

第四章　出国（境）保密管理

第二十条　涉密人员因公出国（境），由涉密人员所在部门初审，学校党政办公室提出意见，按照人事行政隶属关系、干部管理权限和外事审批权限办理。

第二十一条　涉密人员出国（境）可能对国家安全造成危害或者对国家利益造成重大损失的，学校不予批准。

重要涉密人员因私出国（境）原则上每2年不超过1次，一般涉密人员因私出国（境）原则上每年不超过1次。因特殊原因超出上述频次的，学校从严审批。

学校党政办公室可根据工作需要和外事管理部门要求，对涉密人员因私出国（境）的目的地、事由、频次作出限制。

第二十二条　涉密人员出国（境）前，学校党政办公室要进行保密教育，必要时组织部予以配合。

涉密人员出国（境）返回后，要向学校党政办公室和组织部报告在国（境）外期间相关情况。

第二十三条　涉密人员的出入境证件由学校组织部集中登记保管。涉密人员出国（境）返回后，应当及时交回证件。

第五章　涉密人员离职离岗保密管理

第二十四条　涉密人员离职离岗需经学校党政办公室会同组织部审核同意，并按照人事行政隶属关系、干部管理权限审批。

第二十五条　涉密人员离职离岗前，学校组织部（人事处）应当会同保密工作机构进行保密提醒谈话，签订《甘肃开放大学涉密人员离职离岗保密承诺书》（附件4）、《甘肃开放大学脱离涉密岗位审批表》（附件5），并清退持有的国家秘密载体。

第二十六条　涉密人员离职离岗实行脱密期管理。脱密期自批准涉密人员离职离岗之日起计算，重要涉密人员脱密期不少于2年，一般涉密人员脱密期不少于1年。具体脱密期限由学校党政办公室确定。

第二十七条　涉密人员在学校内部调离涉密岗位或退休的，学校负责脱密期管理；从学校调入其他机关、国有企事业单位的，调入机关、单位负责脱密期管理，学校组织部（人事处）应当将涉密人员有关情况以及脱密期管理要求告知调入机关、单位。

不属于上述情形的，主要由学校组织部（人事处）负责涉密人员脱密期管理，必要时党政办公室予以配合。

第二十八条　学校涉密人员在脱密期内出国（境）应当经过审批，未经学校同意不得出国（境）。

涉密人员在学校内部调离涉密岗位或者退休的，出入境证件由学校组织部保管，从学校调入其他机关、国有企事业单位的，出入境证件可以协调调入机关、单位保管；不属于上述情形的，出入境证件由学校组织部保管。

涉密人员在脱密期内出国（境）报备不得撤销。脱密期结束后，经核实涉密人员严格遵守脱密期保密管理要求的，学校应当及时撤销出国（境）报备。

第二十九条　涉密人员离职后，在脱密期内应当定期向学校组织部报告本人就业变更、个人重大事项等情况。重要涉密人员每年至少报告1次，一般涉密人员在脱密期结束前至少报告1次，遇有特殊情况及时报告。

学校党政办公室应当建立并及时更新离职离岗涉密人员管理台账，督促脱密期内的涉密人员及时报告本人情况，发现涉密人员有违反从业限制规定的，应当及时制止。

第三十条　未经学校审批，涉密人员不得擅自发表涉及学校未公开内容的言论、文章、著述；不得在发布信息或者接受采访过程中涉及知悉的国家秘密。

涉密人员脱密期结束后，应当对知悉的国家秘密继续履行保密义务。

第六章　涉密人员的权利和义务

第三十一条　涉密人员岗位和涉密等级审定后，学校党政办公室要及时告知本人，并明确相应的权利义务关系和责任。

第三十二条　涉密人员享有下列权利：

（一）依据相关法律法规，掌握、知悉、管理职责和业务范围内相应等级国家秘密权利；

（二）参与与本职工作相应等级的涉密会议、学术交流、展览等涉密活动的权利；

（三）进入与本职工作有关的相应等级涉密场所的权利；

（四）按照学校相应管理规定，享受相应等级的涉密人员的保密补贴；

（五）涉密人员应享有的其他法定权利。

第三十三条　涉密人员必须承担下列义务：

（一）保守国家秘密，不以任何形式泄露所掌握、知悉、管理的国家秘密；

（二）遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》和上级机关、学校制定颁发的各项保密制度、规定；

（三）自觉接受各级保密管理部门的监督和管理；

（四）学习保密知识，提高保密技能，积极参加有关部门组织的保密教育、培训；

（五）发现泄密隐患和发生泄密事件及时向学校党政办公室报告，及时采取补救措施，并协助、配合相关部门进行查处；

（六）涉密人员应当承担的其他义务。

第七章　涉密人员权益保障

第三十四条　学校应当保障涉密人员合法权益，按照有关规定给予因履行保密义务导致权益受到限制或者损害的涉密人员相应补偿。

第三十五条　涉密人员符合下列情形之一的，应当按照有关规定给予表彰和奖励：

（一）长期在涉密岗位工作，为保守国家秘密、维护国家安全和利益作出突出贡献；

（二）在危急重要时刻，为保护国家秘密安全挺身而出；

（三）及时检举泄露、非法获取国家秘密或者非法持有国家秘密载体行为；

（四）在保密工作中取得其他重要成果或者显著成绩。

第三十六条　学校应当充分考虑涉密人员研究成果不能公开发表等权益受限情况，在职称评定等方面体现公平公正。

第八章　涉密人员责任追究

第三十七条　涉密人员应自觉遵守国家保密法律法规和学校各项保密规章制度，自觉接受保密教育和培训，掌握相关保密知识，认真履行保密义务和责任，主动接受保密检查和指导，熟悉工作业务范围内的保密责任和国家秘密事项，杜绝失泄密事件的发生。若发现泄密问题或违反国家保密法律、法规和学校保密规章制度事件，如实向学校党政办公室报告情况。

第三十八条　学校党政办公室对涉密人员保密管理工作进行监督检查，责令存在问题的部门限期整改，对严重违反保密规定的涉密人员，将其调离涉密岗位，并给予处分或处理。

第三十九条　涉密人员（含脱密期内人员）违反保密规定，学校应当依照有关规定给予处分；对不适用处分的人员，应当依照《中华人民共和国劳动合同法》等有关法律法规进行处理；构成犯罪的，交由司法机关依法追究刑事责任。

第四十条　学校相关部门未依法履行涉密人员保密管理职责，情节较轻的，应当给予通报批评；造成严重后果的，应当依纪依法追究有关领导人员、直接负责的主管人员和直接责任人员的责任。

第四十一条　学校因工作需要临时聘用、借用在涉密岗位上的工作人员，视同校内涉密人员管理。

第九章　附　　则

第四十二条　本办法由学校党政办公室负责解释。

第四十三条　本办法自发布之日起实行。

附件：1．甘肃开放大学保密承诺书

2．甘肃开放大学涉密人员资格审查表

3．甘肃开放大学涉密人员涉密等级变更审批表

4．甘肃开放大学涉密人员离职离岗保密承诺书

5．甘肃开放大学脱离涉密岗位审批表

附件1

甘肃开放大学保密承诺书

本人了解有关保密法规制度，知悉应当承担的保密义务和法律责任，做出以下承诺：

1．认真遵守国家保密法律、法规和规章制度，履行保密义务，不提供虚假个人信息，自愿接受保密审查；

2．不违规记录、存储、复制国家秘密信息，不违规留存国家秘密载体；

3．不以任何方式泄露所接触和知悉的国家秘密；

4．未经单位审查批准，不擅自发表涉及未公开工作内容的文章、著述；

5．不在发布信息或者接受采访过程中涉及知悉的国家秘密；

6．离职离岗时，自愿接受脱密期管理，签订《甘肃开放大学涉密人员离职离岗保密承诺书》；

7．带头履行承诺，带头学习保密知识，掌握保密技能，真正做到懂保密、会保密、善保密；

8．《保密承诺书》签订后，将建立保密承诺档案，对保密执行情况纳入干部年度考核内容。

违反以上承诺，本人将承担党纪政纪责任和法律后果。

承诺人：

年   月   日

附件2

甘肃开放大学涉密人员资格审查表

附件3

甘肃开放大学涉密人员涉密等级变更审批表

附件4

甘肃开放大学涉密人员离职离岗保密承诺书

根据《中华人民共和国保守秘密法》（以下简称“国家保密法”）和《甘肃开放大学保密管理办法》，做出以下承诺：

1．本人对在岗工作期间接触到的事项，根据《国家保密法》和学校保密规定确定为国家秘密的事项，在离岗后绝不以任何方式向外泄露；

2．本人不在涉密事项的保密期内复制、使用国家秘密事项和技术；

3．本人知悉应当承担的保密义务和法律责任，若因个人原因导致窃取、刺探、非法提供、非法持有、泄露国家秘密的行为，愿负相应的法律责任；

4．本人若违反国家保密法律法规和学校的保密规定，国家有关部门和甘肃开放大学有权追究本人的行政和法律责任。

5．本人自愿接受脱密期管理，自 年 月 日至

年 月 日服从有关部门的保密监管。

6．本人已履行工作交接手续，保证没有私自留存单位保密信息或国家秘密及载体。

7．本人无其他触犯保密规定的行为。

上述内容本人已仔细阅读，愿意按照承诺书中的内容执行，若违反承诺，愿承担一切党纪、政纪和法律后果。

承诺人：

年   月   日

附件5

甘肃开放大学脱离涉密岗位审批表

甘肃开放大学印章档案管理办法

（甘开大党发〔2021〕17号　2021年10月11日）

第一章　总　　则

第一条　为维护学校发展历程原貌，加强印章档案的规范化管理，根据《甘肃广播电视大学档案管理办法》，制定本办法。

第二条　本办法所指印章档案是指学校党政业务等工作活动中形成的、已停止使用的，对学校有保存价值的、经过一定程序归档的公务印章和个人图章。

第三条　学校印章档案是真实记录本校发展历史的特殊载体档案，它对研究学校机构设置、演变、发展等具有重要的凭证作用和参考价值。学校各机构及有关人员都有印章档案保护、归档的义务。

第二章　印章档案的归档范围

第四条　停止使用的公务印章及文字说明。停止使用的学校法定代表人印章及文字说明。

第五条　教学管理、科研管理、财务管理等部门负责人及各学院院长公务签名专用章及文字说明。

第六条　其他有保存价值的印章档案。

第三章　印章档案质量要求

第七条　归档前应对印章进行价值鉴定，剔除无保存价值的印章（如严重破损和收发文等一般事务性工作使用的印章）。

第八条　归档的印章须由归档单位清洗，所用清洗材料不应对印章有任何损伤。

第九条　归档印章一般清洗方法：将印章印面朝下放入装有清洗剂溶液的容器之中浸泡，待污垢松软后，使用刷子刷洗印章。对印面凹陷部位难以刷洗干净的油垢，可使用竹针剔除。清洗干净的印章放在通风处晾干（切勿暴晒或炙烤）。

第十条　归档印章清洗要求：

清洗印章应去除印章上的油泥、污物、霉点和锈斑；

清洗后的印章应确保完整、清洁、不变形，保持印面和边款中字迹与图案的完整、清晰。

第四章　印章档案的鉴定整理

第十一条　档案部门负责指导各归档单位进行印章档案归档整理。

第十二条　印章档案整理应遵循“保持印章档案的历史原貌和有机联系，有利于保管，便于提供利用”的原则。

第十三条　归档印章档案按其废止时间统一排序，作为实物档案单独编号。

第十四条　印章不论采用何种文字字体雕刻，必须用规范汉字标识。

第五章　印章档案的移交接收

第十五条　印章档案由学校档案部门负责接收保管。

第十六条　学校各级党政业务印章及法定代表人印章由党政办公室在其废止后即时统一归档。

第十七条　印章档案归档单位应在档案部门指导下填写印章档案目录。

第十八条　按照上述要求整理完毕、校验无误后，印章档案归档人员与档案接收人员办理移交手续，移交目录一式两份，一份归档保存，一份由归档单位自存。

第六章　印章档案的保管、利用

第十九条　印章档案必须单独存放，专人管理。

第二十条　印章档案的保管环境温度为14℃－24℃，相对湿度为45％－60％，注意做好防光、防虫、防霉、防尘、防火及防盗等工作，确保印章档案的完整与安全。

第二十一条　为确保印章档案的安全，印章档案实物一般不予外借。

第二十二条　任何单位和个人不得伪造、损毁、丢失、窃取或擅自使用印章档案，违者将追究相应的法律责任。

甘肃开放大学

内部审计档案管理办法

（甘开大发〔2021〕52号　2021年11月24日）

内部审计档案是内部审计监督活动的真实纪录，是考查内部审计工作的依据，是学校档案的重要组成部分。为了加强内部审计档案工作，结合学校实际，特制定本管理办法。

一、内部审计档案的管理，坚持集中统一管理的原则。内部审计档案是专业档案，由学校档案室集中管理。审计处负责做好内部审计档案的收集、整理、立卷和归档工作。档案室负责保管和提供查阅服务工作。其他任何单位和个人无权存放内部审计档案材料。

二、内部审计档案管理工作的任务

1．收集、整理、保管和统计学校的内部审计档案。

2．督促、指导和帮助内部审计人员做好审计档案立卷、归档工作。

3．鉴定内部审计文件材料的价值，确定保管期限，销毁已超过保管期限、失去利用价值的档案。

4．积极做好内部审计档案的开发利用工作。采取直接提供、加工成信息提供等方式，有组织有计划有目的地开发利用内部审计档案信息资源，提升学校治理体系和治理能力现代化水平。

三、审计档案工作在业务上受学校档案室和省档案局的指导、监督和检查。

四、审计处在审计活动中形成的文件、电报、报表、凭证、信函、照片、录音（录像）的原件及其复印件，在审计项目结束时，均应及时搜集齐全，经过整理、立卷，于第二年五月底以前向校档案室移交。移交时，审计处应编制移交档案目录一式两份，一份存审计处，一份交档案室保存。

五、内部审计文件的搜集和立卷工作，坚持谁审计谁立卷的原则。一个审计项目结束时，审计人员应在档案人员的指导和协助下，将文件材料搜集齐全，按照精炼、完整的要求，经过挑选、整理后立卷，由立卷人及时移交档案人员。

审计处委托社会审计、会计组织审计的文件材料，由审计处负责搜集、整理立卷后，交审计处归档。

六、内部审计文件材料立卷归档的范围

1．上级部门或领导对审计事项的通知、指示、讲话和批复等；

2．经党委会审议通过的审计任务会议纪要；

3．审计通知书；

4．审计报告和审计处审定审计报告的有关材料；

5．被审计单位对审计报告的书面意见；

6．有关审计事项的请示、报告及上级部门或领导的批复；

7．审计结论和处理决定以及讨论该结论和处理决定的会议纪录；

8．与审计结论和处理决定或审计报告所列问题有关的主要证明材料或政策依据；

9．被审计单位执行审计结论和处理决定的情况报告；

10．有关本审计项目的情况报告、通报、上级部门或领导的决定；

11．被审计单位或个人对审计结论和处理决定的申诉；

12．复审报告及审计机关审定报告的批示；

13．申诉单位或个人对复审报告的书面意见；

14．审计调查的报告及其有关文件材料；

15．项目审计计划、总结，有关本项目计划安排方面的意见、请示、报告、批复和其他有关材料；

七、内部审计文件材料不归档的范围

1．未作立案依据和同本项目无关的文件材料；

2．审计过程中摘录的供参阅的非取证材料；

3．重复的文件材料。

八、立卷时，要以审计报告或审计结论和处理决定中所列问题的需要为标准，对已用作立案依据和未用作立案依据，经过核实和未经过核实的，分别加以取舍。对于手续等不完备，不符合要求的应予补救。

对不必立卷归档但有参考价值的文件材料，可作为资料由审计处保存。

九、对应立卷归档的文件材料，根据不同情况和管理的需要，采取不同的方法立卷：

1．以项目为单位进行立卷。一个项目的文件材料应立成一卷或数卷，不得把两个以上项目的文件材料合立成一卷，跨年度结束的审计事项，仍按项目立卷，存放于审计结束的年度；

2．定期审计项目，按被审计单位和年度立卷，一个年度内被审计单位的材料普遍较少时，亦可将这些单位的材料分别装订成册，放在同一巻宗内，以便于查找利用；

3．审计调查项目，按专题立卷，视材料的多少立成一卷或数卷。材料少时可将几个专题的材料合并立卷；

4．已移其他的机构处理的审计事项的有关文件材料，应按项目立卷；

5．以委托或其他机构为主，审计处参加查处事项的有关文件材料，可按审计调查的立卷方法立卷。

十、卷内文件的排列顺序，主要采用单元排列法。即分为审计文书、取证材料和审计项目计划与总结三个单元。每个单元内再根据不同情况和需要按不同顺序排列。

十一、凡需立卷归档的审计文件材料，必须表格划一，字迹工整，图文清晰。不得用圆珠笔、铅笔书写。装订要规范、去掉金属物，以利长期保存。

十二、内部审计档案的保管期限一般分为永久、30年、10年。凡是反映内部审计监督主要职能活动和基本历史面貌的，具有长远利用价值的列为永久保存；凡在相当长时间具有查考利用的列为30年保存；凡在较短时间查考列为10年保存。凡是介于两种保管期限之间的，其保管期限一律从长。

十三、在档案管理和提供利用中做好保密、保卫工作，确保内部审计档案的安全。

十四、档案室应认真做好内部审计档案的标准化、规范化工作。对接收的内部审计档案进行分类，加工整理、登记、编目等工作，并妥善保管。

十五、内部审计档案一般情况下不外借。校内确因工作需要借出时，重要的和涉及对学校领导干部处理的档案，须经党委书记批准，其他审计事项的档案由校长批准，并且必须办理登记手续。

十六、审计档案应定期组织鉴定。鉴定工作由档案室会同审计处组成鉴定小组，应根据《内部审计档案保管期限表》的规定，进行鉴定和清点核对，编造清册，写出书面报告，报学校党委书记、校长批准后销毁，销毁时档案室应派二人监销；销毁人和监销人应在销毁清册上签字，销毁清册连同报告由档案室永久保存。

附件：内部审计档案保管期限表

附件

内部审计档案保管期限表

甘肃开放大学档案保密制度

第一条　凡因工作需要而知道的暂不公开的问题不得外传，不需要知道的事情不打听，不传小道消息，不乱议论非正式消息。

第二条　凡借阅的文种、案卷，不得随意扩大阅读范围，不得外传扩散党和国家的机密。严格借阅手续，机密文件，必须在办公室阅办。

第三条　非经批准，不得擅自翻印、复制、抄录、拍照中央、省委和省政府机密文件以及学校印发的有密级的文件。

第四条　凡阅办和管理档案资料的人员，不得将档案资料带回家中阅办和保存。

第五条　无关人员不得随意进入档案室。

甘肃开放大学档案鉴定销毁制度

第一条　学校档案科对所保存的档案要定期进行鉴定。鉴定档案必须充分考虑档案的政治、历史、科学、现实意义及价值。

第二条　对于没有划定保管期限的档案，应根据省级国家机关关于档案保管期限规定，研究其价值，划定保管期限，保管期限可分为永久、30年、10年。

第三条　对于已经到期或过期的档案，经过鉴定后，应将不需要保存的档案剔出，准备销毁。

第四条　学校档案科的档案鉴定工作由鉴定小组负责进行。在鉴定某一类别的案卷时，应邀请相关部门负责人参加。

第五条　需要销毁的档案，必须按类别编造销毁清册，经鉴定小组细致、全面审查后，写出销毁报告，经有关部门同意，报分管档案工作的校领导批准，即可销毁。

第六条　对经批准销毁的档案，在原目录上注销，并指派专人监销。监销人在销毁清册上签名盖章。

甘肃开放大学档案借阅制度

第一条　本校各处室工作人员因工作需要借阅本部门承办工作范围内的档案，可直接到档案科办理借阅手续。查阅有密级的或重要档案及其他部门的档案须经学校办公室审定或报请校长批准后方可查阅，并严格履行登记手续。

第二条　档案一般不外借，只供在档案室内查阅，如有特殊情况需要外借时，必须履行外借登记审批手续，并在两日内归还。重要档案借出时，必须经校长批准。

第三条　查阅校党委会议记录和校长办公会议记录，必须分别经过办公室主任和主管校领导批准，指定会议记录人在档案室查阅。

第四条　凡借阅的案卷，不得擅自复印、摘抄、涂改、污损、拆卷、抽页、打杠作标记，确保档案安全、完整和洁净。

第五条　借出的档案不能转借，如发现转借、损坏、丢失等，视情节与后果依档案法规有关规定严肃处理。

甘肃开放大学档案库房管理制度

第一条　档案科工作人员要树立高度的责任感，加强档案管理工作，确保档案安全，严防档案损坏、丢失、失密。

第二条　非档案科工作人员未经允许不得随便进入档案库房。工作人员离开库房必须关闭门窗、水电，锁好档案柜。并经常保持库房清洁整齐。严禁在库房内吸烟和放置易燃物品。

第三条　对接收的档案要及时入库入柜，借出的案卷要按时回收，节假日下班后桌面上不留档案材料。

第四条　有密级的档案，必须按保密要求管理和提出利用。

第五条　库房管理要做到防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘。

第六条　定期对库房进行检查，发现不安全因素要及时报告领导。

甘肃开放大学归档工作流程

甘肃开放大学档案利用工作流程

甘肃开放大学学籍档案利用工作流程

甘肃开放大学档案鉴定、销毁工作流程